HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC VÀ HUẤN LUYỆN KÈM CẶP

Đối tượng

Phương pháp

Mục tiêu

• Hiểu được tầm quan trọng việc phát triển nhân viên
• Nắm được các kỹ năng hướng dẫn công việc và huấn luyện kèm cặp cơ bản. và cách áp dụng cho từng tình huống cụ thể.
• Thực hiện phong cách lãnh đạo thích hợp trong quá trình hướng dẫn công việc và huấn luyện

Ngôn ngữ

Nội dung

Phần 1: Khái quát về phát triển nhân viên, hướng dẫn công việc và huấn luyện kèm cặp

• Vai trò của phát triển nhân viên:

– Công ty là con người
– Công ty không thể phát triển hơn tổng khả năng của mỗi cá nhân
– Gia tăng kết quả thông qua khả năng của tổ chức

• Thế nào là hướng dẫn công việc và huấn luyện kèm cặp?
• Tầm quan trọng của hướng dẫn công việc và huấn luyện kèm cặp.

– Kết quả của người quản lý được đánh giá bởi kết quả của nhân viên
– Hướng dẫn nhân viên là một trong những vai trò của người quản lý
– Các vấn đề điển hình xảy ra nếu thiếu sự hướng dẫn của người quản lý
Thực hành 1: Xác định các vấn đề trong khi hướng dẫn nhân viên tại công ty của bạn

• Phân tích nhân viên và cách tiếp cận

– Mỗi người đều đặc biệt, ai cũng muốn được tôn trọng.
Thực hành 2: Mô tả cấp dưới của bạn

– Các bước lựa chọn mô hình hướng dẫn nhân viên
– Hiểu tính cách nhân viên theo thuyết DISC
– Hiểu nhu cầu của nhân viên theo tháp nhu cầu MASLOW, cảm nhận về giá trị.

– Thực hiện hành động LEADER với thái độ SHIP trong khi hướng dẫn nhân viên
Thực hành 3: Phân tích nhân viên và xác định mô hình hướng dẫn cũng như cách thức tiếp cận với nhân viên

Phần 2: Kỹ năng nền tảng để hướng dẫn công việc và huấn luyện kèm cặp hiệu quả

2.1. Quy trình giao tiếp: lắng nghe – xác nhận – hỏi thăm dò – phản hồi

• Kỹ năng lắng nghe (Listening)

– Lắng nghe để hiểu những điều không được nói ra
– Giao tiếp 2 chiều, kỹ năng lắng nghe
Thực hành 4 : Trò chơi lắng nghe

• Kỹ năng xác nhận (Reflection)

– Xác nhận để xem nhân viên có hiểu đúng không
– Để điều chỉnh cách thức phù hợp
Thực hành 5 : Trò chơi xác nhận

• Kỹ năng đặt câu hỏi (Questioning)

– Đặt câu hỏi là để người khác tự tìm ra câu trả lời
Thực hành 6: Trò chơi đặt câu hỏi

• Kỹ năng phản hồi (Feedback)

– Phản hồi là để giải quyết những nghi vấn

– Cải tiến cho tốt hơn
Thực hành 7: Trò chơi phản hồi

2.2. Cách tư duy và kỹ năng khi hướng dẫn và huấn luyện kèm cặp

– Áp dụng phong cách lãnh đạo phù hợp để huấn luyện hiệu quả
– Hướng dẫn các nhiệm vụ và khiến cấp dưới tự tin hơn
– OJT, Off-JT, OCT, Phong cách lãnh đạo

2.3 Tiêu chuẩn hóa và trực quan hóa hướng dẫn công việc
– Tiêu chuẩn hóa là gì ? Mục đích tiêu chuẩn hóa
– Cách thức tiêu chuẩn hóa hướng dẫn công việc
– Quản lý bằng mắt là gì ? Mục đích của quản lý bằng mắt
– Cách thức quản lý bằng mắt hướng dẫn công việc
Thực hành 8: Từ tình huống thực hành 4, xác định yếu tố tiêu chuẩn hóa và phương pháp quản lý bằng mắt

2.4. Quản lý xung đột trong hướng dẫn, kèm cặp nhân viên
– Xung đột là gì ? Vai trò của xung đột là gì ?
– Các nguyên nhân dẫn tới xung đột chủ yếu trong khi hướng dẫn nhân viên
– 5 bước căn bản thực hiện giải quyết xung đột trong khi hướng dẫn nhân viên
– Chiến lược quản lý xung đột theo Win-Win
Thực hành 9: Theo tình huống giả định, cấp trên giải quyết xung đột giữa hai nhân viên của mình theo hướng win-win

Phần 3: Cách thức tiến hành hướng dẫn công việc và huấn luyện kèm cặp

3.1 Giai đoạn 1: Lập kế hoạch đào tạo

• Phân tích nhu cầu đào tạo (bảng kế hoạch đào tạo)
• Phân tích công việc (Job Breakdown Sheet)

3.2 Giai đoạn 2: Tiến hành đào tạo trên công việc theo 2 phương pháp

3.2.1 Phương pháp Hướng dẫn công việc (JI):

• Bước 1: Chuẩn bị.
• Bước 2: Giải thích, làm mẫu.
• Bước 3: Yêu cầu làm thử.
• Bước 4: Kiểm tra

3.2.2 Phương pháp Huấn luyện kèm cặp (Coaching):

A. Quy tắc huấn luyện kèm cặp: 6 quy tắc vàng

B. Quy trình coaching (GROW)

• Goal: xác định đích đến
• Reality: xác định hiện trạng, điểm bắt đầu
• Options: những phương cách có thể
• Will: thiết lập hành động sẽ thực hiện

★ Những điểm chú ý khi thực hiện:

– Tạo không khí với nhân viên trước khi hướng dẫn
– Thực hiện hướng dẫn theo 3 lần chi tiết
– Để nhân viên thực hành theo 4 lần chi tiết
– Để nhân viên làm và theo dõi đánh giá kết quả như thế nào
Thực hành 10: Theo tình huống giả định, đóng kịch hướng dẫn nhân viên giữa cấp trên và cấp dưới

3.3 Giai đoạn 3: Đánh giá

– Công nhận thành tích là phần thưởng lớn nhất để khuyến khích.
– Thừa nhận, đánh giá
Thực hành 11: Đóng kịch đánh giá nhân viên

3.4 Giai đoạn 4: Thay đổi văn hóa
– Vượt qua sự chỉ trích của số đông để tạo nên sự thay đổi
– Định hướng – Hệ thống hóa, Tự chủ – đánh giá.
Thực hành 12: Phát triển ý tưởng để thực thi

Phần 4: Kế hoạch áp dụng

※Trình tự nội dung có thể thay đổi